首先需要搭建好传统的音响设备、显示设备、红外同传设备。建议在翻译间安装监视器，同步大屏幕的网络会议画面，方便同传译员实时掌握会议情况，做出高质量的翻译。现场画面和声音的摄像机信号通过视频采集卡与电脑连接，再把电脑界面即主持人页面投放在现场的LED大屏上可供会议期间线上听众与会议现场互动。指定现场一台笔记本电脑以中英翻译员身份登录ZOOM并进入会议，选择“英文”输出；指定另一台现场笔记本电脑以英中翻译员身份进入ZOOM会议并选择“中文”输出。将音频扩展器接入CCU，输出中英文两个频道，通过声卡连接到笔记本电脑，确保语言配对正确，保证线上听众可听到中文/英文翻译的声音。
翻译员在同传间内通过译员机，经CCU2、音频扩展器和线上导播台，将翻译声音同时输出到线上ZOOM会议室和会场导播台，由会场导播台投放大屏和会场音响系统。线下会议嘉宾中文演讲的画面和声音由会场导播提供，接入ZOOM供线上中国嘉宾收看，中文原声经过传译员转化为英文翻译声音，提供给线上国外嘉宾。线上会议嘉宾英文演讲的画面和声音提供给会场导播台，由导播台嵌入大屏画面；分一路音频进入同传间，经过转化的中文翻译声音提供给会场导播台和线上会议室。
ZOOM会议创建和管理:在笔记本电脑上，登录网络会议主持人账号，开始网上会议。主持人可以是由国内的发言人来充当。他可以共享自己的电脑屏幕。远程的听众及译员，可以通过手机/平板/电脑的终端上看到他的PPT。主持人点击屏幕下方的“传译”，激活远程同传的功能，创建嘉宾和翻译员账号，发出会议通知。
在主持人安排会议的时候，翻译员会收到ZOOM平台的会议通知邮件，点击连接进入会议，或者打开APP，加入会议，输入会议ID和密码。系统别到同传账号，界面就显示医院操作界面。可以看到PPT，可以随时切换语言。Zoom多人视频会议中，发起人作为主持人可对视频会议进行组织与管理，使视频会议更加高效有序。主持人拥有视频会议最高权限，可对参会成员发言及参会权限进行管理、可转移主持人权限给其他参会人。
